Protection des données à caractère personnel

Préambule

Aklia est une dénomination commerciale de HOPPEN France.

La présente politique de protection des données personnelles (« Politique de Protection des Données Personnelles ») a pour objectif d’informer les patients sur les traitements des données à caractère personnels (« Données ») réalisés par Aklia et de leurs droits.

La Politique de Protection des Données Personnelles est notamment accessible depuis le site internet https://www.akliagroupe.com (le « Site »).

Elle pourra être modifiée pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des Données mis en œuvre et de la législation applicable. Ainsi, nos patients, sont invités à prendre connaissance de toute nouvelle version mise à disposition par Aklia.

Le responsable de traitement et les personnes concernées par cette Politique de Protection des Données Personnelles.

Aklia est le responsable des traitements de Données, en tant que professionnel proposant aux établissements de santé un accompagnement dans leur digitalisation, Aklia est soumis en cette qualité aux obligations imposées par la réglementation en vigueur en France et au sein de l’Union Européenne en matière de données à caractères personnelles en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

Les personnes concernées par le traitement des Données sont les patients, incluant notamment les internautes naviguant sur le Site (les « Utilisateurs »).

Définitions

L’expression « donnée à caractère personnel » désigne toute information susceptible d’identifier une personne directement comme le nom et prénom ou indirectement comme une adresse IP, le numéro de sécurité sociale ou un matricule (les « Données »).

Un traitement de Données désigne toute opération effectuée ou envisagée directement ou indirectement avec les Données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, ou la destruction, etc.

Données collectées et traitées

• Données que Vous nous fournissez

Aklia collecte des Données directement auprès de ses patients, via les formulaires de contact permettant aux dits-patients d’effectuer plusieurs démarches administratives, telles que :

• Demande de gratuité
• Demande de facture
• Demande de remboursement
• Réclamation

Ces formulaires sont accessibles depuis le Site https://www.akliagroupe.com

Les données suivantes y sont collectées :

• Nom et Prénom
• Adresse électronique du patient / du demandeur (qui peut être un tuteur, un proche aidant, un soignant)
• Les dates d’hospitalisation
• Bulletin de sortie ou certificat de décès le cas échéant
• Facture de services multimédias
• Relevé d’identité bancaire
• Adresse postale
• Numéro de téléphone

Par ailleurs, les échanges de courriels sont susceptibles d’être enregistrées et conservés afin d’améliorer la qualité de notre service client et de former nos collaborateurs.

• Données obtenues par des tiers

Aklia recueille des données par le biais de cookie notamment via les services fournis par Google pour les données comportementales des internautes collectées par le recours aux Cookies et/ou traceurs.

• Données concernant des tiers que Vous nous fournissez

Dans le cas où vous nous transmettez des Données relatives à une autre personne (ex : représentant légal ou tuteur), vous nous garantissez que, vous avez l’autorité pour consentir au traitement de Données en son nom, vous recevez en son nom toutes correspondances relatives à ses Données.

Fondements des traitements

Lorsque les Données d’un patient sont traitées par Aklia, seules les Données nécessaires aux finalités de traitements sont traitées.

Les fondements sur lesquels reposent ces traitements sont les suivants :

• Utilisation à des fins administratives : Résolution de leurs demandes
• Enquête qualité
• Prospection commerciale

Par ailleurs, les Données dont la collecte est obligatoire sont identifiées comme telles (ex : par un astérisque dans les formulaires)

Tableau récapitulatif des finalités, Données traitées, fondement du traitement, durée de conservation

Le tableau ci-dessous récapitule l’ensemble des traitements de Données en précisant pour chaque finalité : les Données concernées, et les personnes/services accédant à ces Données.

• Si vous avez un compte et que vous vous connectez sur ce site, un cookie temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les cookies. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Qui peut accéder à vos Données ?

Les Données collectées sont accessibles au sein de Aklia par les services compétents à la gestion des différents traitements concernés.  L’accès aux Données est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein de Aklia. Les salariés de Aklia ayant vocation à manipuler des données à caractère personnel ont signé des engagements de confidentialité afin de garantir le respect de la RGPD.  Le précédent tableau précise pour chaque finalité les personnes et services de Aklia susceptibles d’avoir accès aux Données concernées par le traitement en question.

Les destinataires et les transferts de ces Données

Pour certaines finalités, Aklia a recours aux services tiers, Aklia impose à ces prestataires des obligations fortes en matière de traitement, confidentialité et sécurité des Données auxquelles ils ont accès.  Aklia peut également être amenée à communiquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :

• Si tout ou partie des actifs de Aklia fait l’objet d’une acquisition par un tiers, les Données seront l’un des actifs transférés. Les Données seront traitées par l’acquéreur qui agira comme le nouveau responsable du traitement et sa politique de protection des Données régira alors le traitement des Données.
• Si Aklia est obligée de divulguer ou donner accès aux Données pour se conformer à une obligation légale ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer le contrat de prestation ou toutes autres circonstances, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Aklia, de ses clients ou de ses collaborateurs ; Si la loi autorise ce transfert par Aklia.

Aklia ne vend pas les Données à des tiers.

Durée de conservation des Données

Les Données des patients sont supprimées dans un délai de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec ces derniers et dans un délai de 11 ans pour les données de facturation.  De manière générale, les Données ne sont conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte et en accord avec les recommandations de la CNIL et en respect des obligations légales notamment comptables et fiscales.  En outre, les données anonymes peuvent être conservées sans limitation de durée.

Exercice des droits

Dans le cadre du traitement de Données réalisé par Aklia, les Utilisateurs ont le droit :

• D’obtenir l’accès / la copie à leurs Données traitées
• D’obtenir la rectification des données
• D’obtenir l’effacement de tout ou partie des Données lorsque les Données :
  • Ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées
  • Sont basées exclusivement sur le consentement
  • Font l’objet d’une demande d’opposition
• De s’opposer aux traitements de ses Données
• D’obtenir la limitation du traitement, temporairement, lorsque l’exactitude des Données est contestée, lorsque l’Utilisateur s’est opposé au traitement, lorsque les Données ne sont plus nécessaires à Aklia mais sont encore nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
• De se désinscrire ou de s’opposer à la réception de messages de prospection commerciale à tout moment en cliquant sur le lien de « Se désabonner » dans tout courriel ou toute communication envoyée par Aklia.
• De retirer son consentement à tout moment s’agissant de traitements fondés sur le consentement
• D’obtenir la portabilité de ses Données lorsque le traitement est fondé sur le consentement et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés
• De fournir des directives sur le sort de leurs données post-mortem
• D’introduire une réclamation auprès de la CNIL via son site internet (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

Pour l’exercice de ses droits ou toute question relative à la présente Politique de Protection des Données Personnelles toute personne peut simplement adresser une demande à l’adresse suivante : Aklia – HOPPEN France au 10 rue des Peupliers, 92000 Nanterre, ou envoyer un mail à l’adresse dpo@hoppen.care.